A l’heure de la revue de projet, Il est indispensable de disposer de certains rapports pour assurer une bonne gestion des actions en cours.
Suivi budgétaire pour les activités internes et externes
Les entreprises de services professionnels sont particulièrement concernées par le suivi des coûts et des facturations réels par rapport à ce qui avait été planifié. Elles doivent respecter les budgets des clients tout en assurant la rentabilité des projets. Les projets en interne, informatiques et autres, tirent également bénéfice de ce rapport, car il apporte une visibilité transversale des projets et du portefeuille.
Suivi des coûts par phase et par projet
Le suivi détaillé des coûts permet au chef de projet de jauger les montants dépensés par rapport aux montants planifiés pour n’importe quel projet. Qu’il s’agisse de main d’œuvre, de coûts fixes et/ou de coûts de matières premières, ce rapport lui permet de rendre des comptes et d’avoir une visibilité optimale. Il peut ainsi s’attaquer aux dépassements de coûts pour respecter les budgets planifiés.
Suivi du budget par portefeuille
Un des rapports budget/coûts le plus fréquemment exigé dans les entreprises organisées par projets concerne la capacité à suivre les coûts réels par rapports aux coûts budgétés au niveau du portefeuille. Cette vue d’ensemble permet non seulement aux entreprises de juger des performances des projets dans les différents portefeuilles mais aussi de fournir les données nécessaires pour attribuer les priorités aux projets et aligner les coûts aux objectifs globaux de recettes.
Utilisation des ressources par chef d’équipe
Une des principales raisons pour les entreprises d’utiliser un système de gestion de projets est de s’attaquer au manque de visibilité en matière de personnel. Avoir accès à des rapports fournissant une vue d’ensemble de la répartition du travail pour chaque chef d’équipe empêche l’entreprise d’affecter trop de ressources tout en tirant le maximum de l’équipe projet.
Utilisation globale des ressources
Le rapport global d’utilisation des ressources est un élément clé pour une stratégie effective de planification des ressources, regroupant toutes les charges de travail sur l’ensemble des plans. Ce rapport apporte la visibilité nécessaire pour prendre des décisions éclairées et maximiser les ressources tout en répartissant équitablement le travail sur les différents plans du projet. Cette approche permet d’obtenir des résultats optimaux et de s’assurer la livraison de projets réussis.
Capacité en ressources par type de ressource
Les rapports de planification de ressources les plus appréciés ne s’attachent typiquement pas uniquement à l’utilisation, mais aussi à la disponibilité des ressources. Plus important encore, la possibilité de voir les capacités en fonction du rôle ou profil peut contribuer à décider si le personnel peut effectivement être mis à disposition du projet dans un certain délai ou s’il vaut peut-être mieux le retarder à cause du manque de compétences nécessaires pour obtenir les résultats escomptés. Ce rapport fera non seulement gagner du temps au chef de projet, mais peut aussi prévenir les pertes financières engendrées par un projet manquant d’effectifs et laissant à désirer.
Classement relatif de la gestion des demandes
Que vos projets soient informatiques ou de recherche et développement, il est essentiel de classer les demandes de projet par ordre de priorité pour servir efficacement le client, tant interne qu’externe. Dans des entreprises où la planification de projet est en flux tendu, la règle 80%/20% doit souvent être appliquée. Dans ces cas, une bonne visibilité du pipeline de projets peut faire la différence entre une organisation efficace et une totalement submergée, incapable de livrer les résultats attendus.
Projet planifié comparé au rapport réel
A un niveau plus tactique, les chefs de projets ont besoin d’une visibilité transversale sur les projets entre le planifié et le réalisé tout en étant capables d’identifier les retards. Ce rapport est crucial pour identifier le plus tôt possible les décalages dans la portée du projet et les goulots d’étranglement de ressources. Sans cette visibilité, il est pratiquement impossible de respecter les délais impartis.
Avancement multi-projets de Gantt
Le tableau de Gantt est probablement la méthode la plus répandue de surveiller les plannings et de suivre les progrès. Avoir une vue d’ensemble des plannings et des statuts de projets et de portefeuilles sur une seule vue Gantt est sûrement la manière la plus efficace de partager les détails de projet avec les parties prenantes, les équipes et les clients. C’est de loin le rapport de portefeuille le plus populaire qu’une entreprise organisée projets puisse posséder dans son arsenal.
Tableau de bord et synthèse du statut projet
Pour les chefs de projets, les réunions hebdomadaires de situation sont vitales. Les rapports et tableaux de bord globaux sont cruciaux dans ces réunions et déterminent l’état des lieux ainsi que les étapes suivantes requises pour garder le cap et assurer le succès du projet. Quelle que soit la taille du projet, c’est le principal rapport dont le chef de projet ait besoin pour faire avancer son projet.
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