Ne plus perdre son temps en réunion

Selon une étude récente, les cadres français passent en moyenne 16 ans en réunion dans une carrière de quarante ans, selon l’Institut des hautes Etudes de l’Entreprise (3h16 par jour).

reunion_travail

Un paradoxe français ?
75% des cadres interrogés estiment perdre leur temps dans ces réunions, même s’ils sont 98 % nécessaires. « Il faut en être même si cela ne sert à rien » rapportent de nombreux cadres.

Comment être plus efficace ?

Préparer la réunion
Cela commence par la définition d’un ordre du jour précis. Il est aussi intéressant de diffuser en amont le document qui servira de compte-rendu ou de support de présentation. Il n’y a rien de pire que d’arriver avec des scoops en réunion : le temps sera passer à discuter de la nouvelle plutôt qu’à définir un plan d’action. Et oui, l’objectif est d’avoir un plan d’action à la sortie et que chacun sache quel est sa nouvelle mission.

Convier les bonnes personnes
Si la réunion prévoit trop de monde, les temps de parole seront trop courts ou ne concerneront pas tout le monde. Et oui, il faut se focaliser sur les personnes concernés par le sujet de la réunion, quitte à prévoir une autre réunion ou diffuser le compte-rendu aux personnes plus éloignées du sujet.
Les personnes présentes et non intéressés par les thèmes abordés pendant un moment de la réunion sont payés à ne rien faire!

Créer l’urgence
Pourquoi ne pas laisser les gens debout pour éviter que la réunion s’éternise ? C’est assez retors, mais souvent efficace et même dissuasif pour les professionnels de la réunionite aiguë…

Préparer des visuels efficaces
Combien de présentations Powerpoint comportent 200 slides écris en 10 ? Si ces documents sont très pratiques ou permettent de partager l’information, ils nécessitent un vrai travail préparatoire sans quoi ils deviennent vite ennuyeux et contreproductifs.

Respecter les temps de parole
L’utilisation d’un micro ou le fait de se mettre debout permet de désigner le celui qui a l’autorisation de parler et d’assurer le respect de sa parole.

Limiter le temps de la réunion
Au-delà de 2 heures, la capacité à se concentrer diminue. Il faut soit prévoir des réunions courtes, soit insérer des pauses.

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