Réussir son espace collaboratif

Un espace collaboratif est d’abord un projet humain avant d’être une réalisation technologique.
Voici quelques clés pour réussir la mise en œuvre…
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Trouver le sponsor métier
Qui est l’acheteur du projet ? Quel sera le premier service ou département à s’en servir ? Sans un relais fort, il est impossible de réussir, pour ne pas dire lancer, ce genre de projet. Car ce qui compte n’est pas le moyen mais la finalité : à quoi sert un espace collaboratif, si ce n’est à des besoins métier ?

Dédier une équipe projet
L’équipe projet doit comporter un référent technique ET un référencent métier. Sans cette complémentarité, le projet ne sera pas mis en œuvre par la DSI, et adopté par les utilisateurs finaux.

Analyser les besoins
Tout commence par la définition du besoin… métier ! Selon les organisations, et la taille du projet, une carte heuristique peut suffire là où un cahier des charges devient nécessaire pour une version corporate multilingue.
Le plus important est de définir les attendus, de raconter les histoires et de lister les règles pour mesurer l’atteinte des objectifs.

Cadrer le projet
Qui fait quoi. Qui décide en cas d’impasse. Que veut-on atteindre. Qui veut-on impliquer. Il est nécessaire de décrire un minimum pour convaincre -le sponsor- et rassurer Département Informatique et utilisateurs.

Communiquer sur le projet
Qui dit collaboration dit… COMMUNICATION ! Le message doit être fort pour toucher un maximum des futurs utilisateurs. Comment imaginer un espace collaboratif sans collaborateur ? Touts les moyens sont bons : en ligne, hors ligne, mails, affiches, flyers, etc.

Faire simplissime
Le design des écrans, l’usage des fonctionnalités, le respect des usages et de la charge graphique de l’entreprise. Un enfant de cinq ans -votre flis ou votre fille- doit pouvoir sans servir. Ca vous dit quelque chose FaceBook ?
A charge après aux contributeurs de faire dans l’atypique pour attirer !

Accompagner les utilisateurs
Manuels, formations, tutoriels, guides en ligne et hors ligne, référents. Au démarrage, chacun doit pouvoir commencer à utiliser.

Mesurer l’avancement
Comment savoir si le projet rencontre le succès, ou est un échec ? Pourquoi ne pas motiver les « bons élèves » de l’outil en les récompensant (médailles sur le profil) ?

Modérer les communautés
Nommer un animateur par communauté. A charge pour lui dynamiser son espace et de modérer les dérives. Ces « communauty managers » assureront le lien entre les utilisateurs et le contenu pour continuer l’expérience en live à travers les réunions. Ils seront aussi force de propositions pour faire évoluer les outils et proposer les fonctions manquantes.
En référence, lire ou relire l’article sur DREAM.

Prendre son temps
Dernière astuce : donner du temps. Aucun projet ne réussit sans lui donner les moyens de le faire, et c’est souvent de temps dont il a besoin !

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